La BalanceScoreCard come metologia integrata al KM

La BalanceScoreCard come metologia integrata al KM

Il vantaggio competitivo di una migliore visione strategica del business.

di Marco Bianchini

Nell’attuale Società dell’Informazione, il vantaggio competitivo si basa su capacità e strategie specifiche che consentono alle imprese di sviluppare competenze distintive intese come risultato di una combinazione unica di: conoscenze, metodologie, strumenti, esperienza accumulata, strutture e procedure.

I dipendenti sono depositari delle conoscenze e delle abilità (competenze) da cui dipendono le performance aziendali. In quest’ottica, i dipendenti sono il principale elemento di competitività dell’impresa ed è per questo che si dovrebbe considerarne l’importanza da un punto di vista strategico.

Nel monitorare la strategia aziendale è dunque necessario considerare il valore delle persone (capitale umano) che animano le attività d’impresa e ne determinano i risultati.

Sarà compito dei vertici aziendali adottare un sistema di gestione e misurazione (anche del capitale umano) in grado di favorire azioni in linea con gli obiettivi strategici pianificati.

Non è molto confortante, però, sapere che da una recente ricerca della McKinsey circa il 44% dei direttori non comprendono appieno i “drivers” chiave che creano valore nelle organizzazioni di cui sono a capo e, tantomeno, riescono ad identificare i rischi a cui va incontro la loro azienda.

In molte organizzazioni aziendali, troppo spesso, accade che:

” nelle riunioni tra manager sono completamente assenti discussioni sulla strategia e sulla sua esecuzione;

” i rapporti finanziari non mostrano uno stretto legame con la strategia pianificata;

” i manager non hanno una completa visione del business, dei clienti, dei processi operativi interni e della forza lavoro.

KM e BSC: un sistema di gestione strategico

A distanza di tredici anni dalla pubblicazione dei risultati della ricerca di David Norton e Robert Kaplan, in merito alla nuova metodologica della Balanced ScoreCard, è possibile sostenerne l’integrazione con la metodologia del KM per dar origine ad un “sistema azienda” globale, innovativo e strategico.

Attraverso il confronto delle due metodologie manageriali in questione è emerso che l’una completa l’altra. La BSC, come strumento di controllo strategico per eccellenza, e il KM, come sistema di gestione, integrati generano un sistema di gestione strategico, o meglio un sistema di comunicazione, informazione e apprendimento orientato alla strategia.

David Norton sostiene che: “Ai tempi della società industriale i manager formulavano la strategia, la comunicavano attraverso la catena del comando e i sottoposti non dovevano far altro che eseguirla. Negli scenari della società dell’informazione, le cose sono cambiate. I manager possono elaborare la strategia più efficace ed esaustiva, ma se non riescono a coinvolgere coloro che hanno il compito di attuarla essa rimane lettera morta. La BSC non solo permette di porre la strategia al centro di tutte le attività che si svolgono in azienda, ma consente anche di cogliere eventuali scostamenti e di decidere le opportune azioni correttive. […] Tutti conoscono l’obiettivo e sanno che il successo dipende dal suo raggiungimento.”

Un contributo importante che la BSC può dare al KM, ribadisce Norton, è rappresentato dal fatto che: “Mentre gli strumenti tradizionali di controllo di gestione sono ampiamente fondati sulla misurazione degli asset tangibili, la BSC offre un’architettura per valutare come gli asset intangibili contribuiscono alla creazione del valore in termini di ricavi finanziari”.

Una nuova esigenza del Knowledge Management oggi è rappresentata dalla possibilità di controllare e di valutare, accanto ai risultati economico-finanziari, tutti i fattori che intervengono nel processo di creazione del valore.

La risposta migliore risulta essere la costituzione di un efficiente sistema di reporting dedicato al performance management che sia facilmente accessibile e leggibile nonché sicuro: la Balanced ScoreCard.

Creare un sistema di gestione strategico di questo tipo significa “migliorare le prestazioni per ottimizzare il business”. Individuare le aree di miglioramento in linea con gli indirizzi dell’azienda rappresenta la cerniera tra pianificazione strategica ed esecuzione operativa della strategia.

La Balanced ScoreCard

La BSC ha la finalità di collegare in ambito aziendale la mission alla strategia e la strategia all’operatività, identificando i parametri di misurazione del raggiungimento degli obiettivi; facendo però riferimento non soltanto ai classici indici di performance finanziaria (prospettiva finanziaria) ma anche e soprattutto alle prospettive di soddisfazione del cliente, di qualità dei processi e di crescita e innovazione.

La BSC contribuisce ad orientare il sistema di gestione aziendale verso investimenti a lungo termine, o meglio sui clienti, sui dipendenti, sulla qualità, sui processi/prodotti e sui sistemi.

Kaplan e Norton hanno definito la BSC come: “una metodologia di controllo strategico che utilizza una struttura multidimensionale per descrivere, attuare e gestire la strategia di tutta l’organizzazione”.

Il termine Balanced ScoreCard significa Scheda di Valutazione “Bilanciata tra misure di performance di natura pienamente finanziaria e misure di performance di natura non finanziaria”, se vogliamo tra misure di risultato e misure che indirizzano le performance future.

Se è vero che: “è impossibile gestire quello che non può essere misurato”, la BSC serve proprio a tradurre la strategia in obiettivi e misure tangibili attraverso l’individuazione di un insieme coerente di indicatori di performance. In questo modo l’attuazione e la gestione di una strategia aziendale può essere monitorata attraverso dei periodici feedback “oggettivi”.

La BSC va intesa in sostanza come un cruscotto attraverso il quale guidare ed impostare le strategie dell’organizzazione in maniera efficiente. L’area finanziaria, presente da sempre nei tradizionali sistemi di controllo di gestione e legata ad un ottica di breve periodo, viene oggi affiancata da altre tre aree di analisi attraverso le quali: può essere valutata la capacità dell’impresa di creare valore nel medio/lungo termine, prendendo in considerazione la capacità dell’organizzazione di valorizzare anche i propri intangibles assets, o meglio la propria knowledge base.

Asset come la nuova linea di prodotti, le capacità di processo, le competenze, la motivazione e la flessibilità del personale, la fedeltà dei clienti, i database e i sistemi non potranno mai essere riconosciuti nelle voci di bilancio di una società; tuttavia, sono questi i veri asset e le capacità essenziali per il successo nell’ambiente competitivo di oggi e di domani.

Le fasi del modello della BSC

Le fasi principali che caratterizzano la metodologia della BSC sono:

1. L’articolazione della strategia dell’impresa – La strategia dell’impresa discende e deve essere coerente con la missione aziendale. È necessario definire le componenti chiave della stessa strategia stessa e le sue direttrici di sviluppo. Di conseguenza saranno sviluppati i principali obiettivi, opportunamente articolati secondo le quattro direttrici chiave: del business, della clientela, dei processi e dell’apprendimento continuo.

2. L’identificazione degli indicatori chiave delle performance – In questa fase è necessario oltre a mettere a punto specifiche metriche di confronto e verifica relative alla produttività aziendale, anche indicatori delle performance dell’intera azienda e di ogni singola funzione, processo e attività (se possibile). Agendo in questo senso saranno identificati, per ogni obiettivo aziendale, i risultati da raggiungere a cui verranno associati sistemi ed indicatori di misura basati su dei target condivisi. Alcuni esempi: l’obiettivo da raggiungere è l’affidabilità delle consegne e il target condiviso può essere il lead time, la riduzione dei tempi di consegna, la percentuale di errori di consegna e così via; l’obiettivo da raggiungere è l’efficienza produttiva e il target condiviso può essere il grado di utilizzazione degli impianti, il livello di inefficienza produttiva, la riduzione dei costi per nuovi processi produttivi.

3. L’identificazione delle cause-effetto – Ogni obiettivo individuato dovrà essere l’anello di una catena di relazioni causa-effetto che rappresentano la strategia. Sarà necessario individuare i nessi causa ed effetto tra i diversi obiettivi strategici e le metriche individuate.

4. Sviluppo del piano di azione – Il singolo obiettivo viene assegnato a ciascun manager che sarà responsabile di definirne il piano d’azione. Di conseguenza sarà sviluppato in maniera organica il piano complessivo di azione strategica.

5. Messa a punto di un piano di reporting – Nel corso del processo di definizione della BSC, viene delineato un sistema di reporting per la rilevazione periodica dell’efficacia di ogni singola misura e per l’analisi degli scostamenti nonché delle azioni correttive in merito da intraprendere.

Gli effetti prodotti dalla BSC

La BSC produce effetti positivi nei seguenti ambiti aziendali:

” Pianificazione

Permette di: sviluppare una strategia vincente in tempi piuttosto rapidi; creare vantaggi competitivi ed incrementare i profitti; garantire una rapida condivisione della strategia a tutti i livelli dell’organizzazione.

” Amministrazione

Consente di: risparmiare risorse per l’implementazione nella formazione; nei tempi di lavoro e negli investimenti nell’IT; ridurre i tempi di condivisione, conservazione e consolidamento di dati/informazioni.

” Comunicazione

Conduce a: una maggiore consapevolezza della strategia e degli obiettivi a tutti i livelli dell’organizzazione; una buona presentazione di resoconti con la focalizzazione automatica delle informazioni più importanti.

” Gestione capitale umano

Gli impiegati sono indirizzati a fare la cosa giusta; ogni impiegato comprende ed allinea le proprie attività con gli obiettivi aziendali; permette di attuare con una certa efficacia un sistema di incentivi.

Conclusioni

Realizzare un “sistema di gestione strategico” fino a qualche anno fa era considerato semplicemente un discorso accademico, un’utopia in ambito aziendale.

Oggi, invece, grazie alla chiarezza fatta nello sviluppo di piattaforme IT dedicate al KM e al perfezionamento della metodologia della BSC, la costituzione di un sistema come quello in esame è efficacemente ed efficientemente realizzabile.

In particolare, potranno avere maggiore successo quelle organizzazioni con una cultura fortemente orientata al “knowledge sharing” e un top management molto convinto della soluzione strategica adottata.

Riferimenti bibliografici:

“Balanced Scorecard: dalla teoria alla pratica” di Marco De Marco, Vito Salvo e Walter Lanzani edito da FrancoAngeli

Kaplan e Norton (1992) “The balanced scorecard – measures that drive performance”, Harvard Business Review, January-February, pp. 171-9

Kaplan e Norton (1993) “Putting the balanced scorecard to work”, Harvard Business School Press, September-October, pp. 135-47

Kaplan e Norton (1996) ” The Balanced ScoreCard”, Harvard Business School Press, Boston

Kaplan e Norton (1996) “Using balanced scorecard as a strategic management system”, Harvard Business Review, January-February, pp. 75-85