Knowledge Management in stile Open Source

Knowledge Management in stile Open Source

di Paolo Cossiga

Una corretta gestione della conoscenza in azienda è senza dubbio uno dei fattori che possono determinare il successo o meno di un’impresa. Da diversi anni ormai si discute sull’importanza di adottare sistemi evoluti di Knowledge Management che possano servire alla diffusione delle conoscenze aziendali con il fine di aumentarne il valore nel corso dei diversi passaggi.

Knowledge Management vuol dire identificare, gestire e valorizzare cosa l’organizzazione sa o potrebbe sapere: skill ed esperienze delle persone, archivi, documenti e biblioteche, relazioni con i clienti e fornitori, e altri materiali archiviati in database elettronici (Thomas H. Davenport).

L’implementazione di un sistema di Knowledge Management è però solitamente molto complessa sia dal punto di vista metodologico, sia da quello tecnologico, infatti i costi associati a tali progetti, a volte vere e proprie cattedrali, sono notevoli.Le maggiori difficoltà nell’implementazione di un sistema di Knowledge Management più frequentemente provengono da problemi interni alle aziende, soprattutto di medie e grandi dimensioni, nelle quali si vengono a creare dei veri e proprio compartimenti stagni in costante attrito fra loro.

Una nuova era nel Knowledge Management

Internet è stata una vera è propria rivoluzione per il mondo del Knowledge Management. La nascita del movimento Open Source, grazie al quale oggi sono disponibili nuovi strumenti a basso costo, ha imposto un nuovo approccio per la condivisione delle conoscenze.

Linus Torvald, padre di questa nuova visione, con il progetto Linux ha inaugurato un nuovo modo di condividere le informazioni incentrato sul concetto di comunità auto organizzata.

Egli ha impresso all’intero settore IT un’impressionante accelerazione: attuando un modello di selezione naturale come processo evolutivo dell’informazione; eliminando la necessità di una pianificazione centralizzata.

Come ha evidenziato in maniera estremamente brillante Eric Raymond nel libro “Dalla Cattedrale al Bazar”(1), il modello dominante che ha caratterizzato lo sviluppo dell’ICT negli ultimi 20 anni è stato quello della costruzione di cattedrali.

Il bazar è invece per definizione un ambiente più dinamico, sempre in continuo mutamento.

Secondo Raymond il compito manageriale più importante consiste non nella imposizione del controllo, ma nella continua assistenza nel favorire il fluire delle idee.

La datata impostazione del Knowledge Management invece si basa su un modello che prevede distinte fasi di analisi dei processi,delle relazioni,della struttura dei dati e della conoscenza, utilizzate successivamente per la creazione delle strutture operative che serviranno per la raccolta e gestione dei dati.

L’approccio del mondo Open Source è notevolmente differente basandosi su semplici regole derivate dalla cultura hacker e dal comune buon senso.

Eric Raymond nel suo libro “Dalla Cattedrale al Bazar” offre una brillante sintesi di queste regole che, seppur nella loro semplicità, possono essere fattori determinanti di successo e portare a raggiungere ottimi risultati nella gestione della conoscenza per i progetti di Knowledge Management.

Tali enunciati possono essere così riassunti nell’ottica del Knowledge Management:

• E’ importante sapere scrivere ma è ancora più importante riusare ciò che è stato scritto da altri;

• Occorre coinvolgere più collaboratori possibile nella stesura e revisione dei propri testi per ottenere rapidi miglioramenti di ciò che si sta realizzando;

• E’ necessario distribuire presto e spesso il proprio lavoro, prestando ascolto alle critiche e ai suggerimenti ;

• Stabilita una base di collaboratori sufficientemente ampia, ogni problema verrà rapidamente definito e qualcuno troverà la soluzione adeguata;

• Ogni documento dovrebbe rivelarsi utile nella maniera che ci si attende, ma un documento davvero ben fatto si presta ad utilizzi che non ci si aspetterebbe mai.

Un clamoroso esempio di come la filosofia Open Source venga applicata al mondo della gestione della conoscenza è l’Enciclopedia On line Wikipedia (http://it.wikipedia.org/wiki/Pagina_principale), disponibile in diverse lingue, è realizzata da una comunità eterogenea a livello mondiale utilizzando un sistema di collaborazione ad accesso libero in rete.

Alla base del sistema Wiki ci sono tre regole fondamentali:

• ogni termine può essere modificato e integrato da un qualsiasi utente;

• possono essere liberamente inseriti nuovi termini e creati nuovi collegamenti;

al crescere degli utenti la qualità dell’informazione aumenta come evidenziato da Raymond nel principio: “stabilita una base di collaboratori sufficientemente ampia, ogni problema verrà rapidamente definito e qualcuno troverà la soluzione adeguata”.

Un altro interessante esempio di condivisione e collaborazione che utilizza un approccio Open è il processo di definizione e revisione delle Creative Commons License.

L’obiettivo di Creative Commons è accrescere il numero di opere creative liberamente condivisibili, distribuibili e, secondo la scelta del loro autore, modificabili. Attraverso le licenze e altri strumenti legali, Creative Commons permette agli autori di tutelare legalmente le loro opere e, contemporaneamente, concede ai fruitori delle stesse maggiori libertà che contribuiscono alla diffusione della cultura e della conoscenza. ( www.creativecommons.it ) .

Attualmente in fase di studio ed adattamento alla realtà italiana, la licenza Creative Commons per l’Italia è in questo momento in fase di completamento grazie ad un gruppo di lavoro eterogeneo in rete, che opera condividendo conoscenza attraverso un apposito portale Wiki operante proprio con gli stessi principi indicati da Raymond nel suo libro.

Corporate Open Source: istruzioni per l’uso in Azienda

Ma se il processo di gestione della conoscenza nei progetti Open source funziona così bene, perché non applicarlo anche alla gestione della conoscenza nel mondo aziendale?

Immaginiamo l’azienda come un mondo in miniatura dove i diversi gruppi aziendali possano essere immaginati come aziende in competizione fra loro.

Perché non applicare alla gestione della conoscenza il modello Open Source per migliorare la comunicazione fra queste divisioni ?

Applicare i concetti del mondo Open alle realtà aziendali è senza dubbio una sfida interessante che presenta non poche insidie. Si tratta di ricreare all’interno dell’azienda quel clima fecondo tipico delle comunità on line.

Le differenze tra una comunità Open Source e un’azienda non sono poche:

• la comunità presta il proprio lavoro gratuitamente(2); un’azienda lavora per produrre profitto;

• le comunità Open Source possono essere anche molto vaste e godere di economie di scala, in termini di numero di persone che offrono il proprio contributo, di cui un’azienda non può sempre avvalersi;

• la comunità lavora senza scadenze precise, gli utenti danno il loro contributo in maniera spontanea.;

• La comunità condivide il proprio lavoro con il mondo, l’azienda generalmente deve difendere il proprio lavoro(3) in modo da farne un vantaggio competitivo.

Applicare i principi dell’organizzazione del mondo dell’Open Source all’organizzazione aziendale è senza dubbio una sfida molto impegnativa per diversi motivi:

• Non è semplice sradicare la cultura del controllo, tipica di una certa mentalità aziendale sviluppatasi nel corso degli anni che si identifica con il detto “Knowledge is power”;

• E’ necessaria la definizione di nuove politiche per il personale per la gestione dei processi di valutazione del capitale umano;

• Gli strumenti software attualmente in uso nelle aziende probabilmente non hanno la giusta flessibilità per adattarsi alla nuova organizzazione basta sulla condivisione.

Cosa fare per cominciare ?

1 – Considerare l’azienda come una comunità Open Source in miniatura dove i diversi gruppi di lavoro si auto organizzano in comunità che condividono il proprio lavoro

2 – Favorire la nascita spontanea di portali Wiki per i gruppi di lavoro;

3 – Favorire la nascita di community leaders che possano essere di esempio per imprimere all’organizzazione una direzione in linea con la missione aziendale;

4 – Dare visibilità e gratifica ai migliori lavori;

5 – Essere disponibili al cambiamento;

6 – Utilizzare software di collaboration per lo svolgimento di tutte le attività lavorative: instant messenger, email, wiki per il content management;

Alcuni esempi di applicazioni in stile open:

– Predisporre sul sito intranet un’area per la libera condivisione dei documenti ponendo un moderatore alla supervisione dell’area. Il sistema di content management dovrebbe essere in grado registrare il numero di richieste di prelevamento relative ai vari documenti disponibili. Il numero complessivo di richieste costituirebbe un indice di gradimento e potrebbe essere convertito in crediti spendibili secondo modalità predefinite (concorrere alla definizione di premi di produzione, tradursi in benefit, ecc..).

– Rendere disponibile un sistema Wiki sulla intranet da implementare spontaneamente con i dizionari dei termini di uso comune legati alle attività di business dell’azienda.

Tools dal mondo Open

L’industria dei tool per la gestione della conoscenza si sta senza dubbio arricchendo soprattutto grazie all’offerta di piattaforme personalizzabili che a bassissimo costo permettono la realizzazione di portali con funzionalità di collaborazione quali ad esempio il calendario, la gestione delle attività, la gestione documentale, ecc.

Di notevole interesse la matrice realizzata da OSCOM – The International association for Open Source Content Management dove vengono selezionati e classificati i principali framework(4) e sistemi pronti all’uso. ( http://www.oscom.org/matrix/index.html )

Di seguito vengono riportate alcune piattaforme Open Souce di interesse per il Content Management e la collaborazione:

• Zope – http://www.zope.it/

Come riportato sulla Home page del sito italiano: “La filosofia che sta alla base è semplice: ogni collaboratore ha a disposizione gli strumenti per essere in prima persona autore del sito, scrivendo articoli, proponendo news e documentazione. “

Zope è sicuramente uno degli strumenti per la gestione della collaborazione senza dubbio più diffusi e supportati dalla comunità Open Source.

• OpenCMS – http://www.opencms.org

OpenCMS e un tool realizzato in Java che permette di realizzare siti web per la gestione dei contenuti.

• DotNetNuke – www.dotnetnuke.com

Come il sottolineato già nel nome è un sistema per la creazione di portali basato su piattaforma .NET. E’ supportato da una vasta comunità in crescita.

• Rainbow – http://www.rainbowportal.net

E’ un sistema per la creazione di portali basato su piattaforma .NET.

Conclusioni

E’ evidente che un argomento di tale importanza e vastità non può essere risolto in questa sede in maniera esaustiva. Questo lavoro però rappresenta una riflessione iniziale per mettere in discussione modelli di gestione della conoscenza che, alla luce dei recenti sviluppi, potrebbero non essere più completamente validi.

Articolo a cura di Paolo Cossiga – p.cossiga@virgilio.it

Bibliografia:

• “Codice Libero – Richard Stallman e la crociata per il software libero”

Sam Williams – Apogeo

http://www.apogeonline.com/ebooks/2003/90045/CodiceLibero/

• La cattedrale e il bazaar

Eric S. Raymond – Apogeo

http://www.apogeonline.com/openpress/doc/cathedral.html

• I lavoratori della conoscenza

Butera, Donati, Cesaria – Franco Angeli

Articoli:

• Workspace Networks for Knowledge Sharing http://ausweb.scu.edu.au/aw99/papers/hawryszkiewycz/paper.html

• Presentazione LiveNET

http://linus.socs.uts.edu.au/~igorh/ausweb/ausweb99/

• EPOS – Evolving Personal to Organizational Knowledge Spaces

http://www3.dfki.uni-kl.de/agd/dengel/content/e157/index_eng.html

Prodotti Commerciali

• The Social Web Cockpit: A Tool to Support Knowledge Sharing Communities

http://www.ercim.org/publication/Ercim_News/enw41/gaertner.html

• VirtualAgility Team Office™ “frontware” connects people, strategies, and resources

http://www.virtualagility.com/

• Socialtext Workspace

http://www.socialtext.com/

• Groove Networks – Virtual Office

http://www.groove.net/home/

• Collaborative Workspaces

http://www.collaborativeworkspaces.com/whatareworkspaces.htm

Siti di interesse

• Wikipedia in lingua italiana

http://it.wikipedia.org/wiki/Pagina_principale

• Creative Commons

http://www.creativecommons.it/

• Open Knowledge Workspace

http://www.dgroups.org/groups/okn/index.cfm

(1) – Vedi online http://www.apogeonline.com/openpress/doc/cathedral.html

(2) – anche se questo non è completamente vero in quanto la comunità lavora per avere dei vantaggi in termini di software riutilizzabile, notorietà per il lavoro svolto, possibilità di consulenze su una base applicativa comune

(3) – generalmente attraverso lo strumento della registrazione del brevetto

(4) – i framework sono delle librerie software che possono essere utilizzate come mattoni di base per la realizzazione di sistemi.